外部倉庫によるセキュリティ体制

電子ファイル化を行うことで、いちいち書類そのものを閲覧する必要が少なくなります。これにより書類の原本を外部倉庫に保存することが可能となり、倉庫やキャビネットを廃止しオフィススペースの効率化を実現します。また強固な外部倉庫は万が一の災害にも強く、オフィスや火事や地震で倒壊しても重要な文書を守ることができます。

災害時の危機管理という視点からも外部倉庫の利用は有効です。災害でオフィスが倒壊などした場合、原本が紛失、破損する恐れがあります。さらに無事であったとしても現場検証が終わるまで、建物に近付くこともできず、書類に目を通すにもたいへん時間を要します。その点、強固な免震対応の外部倉庫に保管しておけば、災害にも強く、書類保存性も高い上に、仮に災害にあったとしてもその後スピーディーに書類の閲覧ができるのです。

電子ファイル化することで、情報の確認にあたって、わざわざ原本を見る必要がなくなります。そのため原本をオフィスから離れた外部倉庫に預けることが可能となり、オフィスから原本を排除することができます。これにより、今までの保管スペースを別の用途で有効利用することができるのです。